Confira o passo a passo de como fazer o controle do fluxo de caixa

Toda empresa e qualquer empresário têm como objetivo o lucro, sem dúvidas. Porém, para ele acontecer, é fundamental dispor de recursos; executar uma série de tarefas e delegar outras tantas; e contar com uma tomada de decisões eficiente. Com tantas responsabilidades, o gestor necessita de ferramentas práticas, como o fluxo de caixa.

Analisando a queda ou falência das empresas, em geral, pode-se perceber que mais da metade “quebra” por razões financeiras. Dificuldades com o caixa, precificação, falta de recursos e situação inadimplente são alguns dos cenários mais comuns. Porém, uma série de medidas pode ser tomada para que você se previna financeiramente. Confira!

Entenda melhor o que é fluxo de caixa

Em todas as empresas, fluxo de caixa consiste na movimentação de entrada e saída do dinheiro de seu caixa. É o que elas recebem e pagam, dentro do empreendimento. Para garantir um bom controle disso, é preciso que se garanta um registro bem detalhado sobre gastos e ganhos. Tudo feito com muita organização, sem equívocos.

Seja em relação a um dia, seja em relação a uma semana, seja em relação a um mês, o recurso verifica e analisa essas informações para você. São levantamentos que consistem em práticas básicas, imprescindíveis na gestão de seu negócio. É uma base de dados crucial para que você possa tomar decisões. Com o fluxo de caixa, você enxerga com precisão o seu momento financeiro.

Veja realmente por que você precisa dele

Quando bem administrado, esse recurso confere a você um controle preciso de todo tipo de contas. Se atualizar seu sistema constantemente, você identificará mais facilmente datas relevantes para recebimentos e pagamentos. É o mais adequado para poder planejar, de forma correta, os investimentos.

Sem contar que essa prática possibilita a você a visualização do quadro geral de suas finanças. Gastos são apontados, de modo que sua empresa reduza-os e gere economia em seus orçamentos. O fluxo de caixa também vai permitir um melhor planejamento dos passos seguintes a serem tomados.

Aprenda a realizá-lo com toda a eficiência

Entendendo o fluxo de caixa e por que ele é tão importante, vem o momento de saber como fazer. Veja os passos a seguir para entender seu funcionamento devido!

Procure registrar todos os movimentos

Para que tudo seja feito de maneira eficaz, deve-se registrar toda e qualquer entrada e saída financeira do empreendimento. Qualquer valor investido, inclusive em um cafezinho no almoço, deve ser registrado. Afinal, os valores finais do caixa têm de “bater” com as quantias disponíveis para movimentações.

Isso pode ser realizado em blocos de nota ou cadernos. O importante é que eles estejam constantemente visíveis e à sua disposição, para evitar esquecimentos. Em seguida, tudo isso será passado para o sistema, que, por sua vez, reunirá os dados de qualquer plataforma movimentadora de dinheiro em sua empresa.

Saiba como integrar ao fluxo bancário

Seu fluxo de caixa precisa, ainda, ficar integrado aos fluxos bancários. Isso porque muitas quantias entrarão por meio de depósitos, transferências e outras operações. Ao mesmo tempo, há gastos da conta bancária da empresa que serão efetivados. É o caso de faturas pagas pela Internet, da taxa para manutenção da conta, entre várias outras despesas.

Por meio desse registro, você conseguirá fazer a monitoração dos movimentos de seu negócio. Também organizará, de forma mais satisfatória, os cronogramas de pagamento e analisará sua fonte de recursos mais importantes. Além disso, ficará mais fácil criar uma estratégia que potencialize essa fonte.

Você saberá, ainda, quais os melhores momentos para realizar um pagamento ou para uma aquisição. Sua vida ficará muito mais prática, e a de sua equipe também.

Digitalize toda a informação financeira

Faz-se necessário, também, o armazenamento correto de arquivos e documentos que deram origem aos seus lançamentos. Esses podem ser recibos referentes a diversos pagamentos; um relatório de vendas; todo tipo de nota fiscal, como as de fornecedores; transferências em geral; faturas; e outras contas em geral, como a de luz.

Esses documentos são muito importantes nas auditorias. Nessas ocasiões, são verificadas possíveis inconsistências sobre informações, ou algum detalhe que pode vir a prejudicar seu negócio.

Algo que poderá ajudar a controlar e organizar a parte financeira do empreendimento é a gestão eletrônica dos documentos. Com esses sistemas, qualquer comprovante ou documento é digitalizado. Em seguida, tudo isso é armazenado em servidores dentro da empresa ou terceirizados. Essa informação toda também pode ter um backup na “nuvem”.

Dessa maneira, você não precisará armazenar fisicamente toda essa papelada, tornando o ambiente da empresa mais leve e organizado. Sem contar que cada documento ficará devidamente classificado em seu lugar.

Separe todas as suas contas por categorias

Organização constitui outro fator essencial para a realização de uma análise dotada da máxima precisão. Em seu fluxo de caixa, é importante haver critérios previamente estabelecidos para tudo o que é lançado. Assim, você fará a apuração da solidez de gastos e de onde provêm determinadas receitas com maior facilidade.

Vamos supor que você tem uma conta destinada a gastos e, nela, lançou despesas de transporte, gastos com contador e promoções especiais oferecidas aos clientes. E se algum gasto desses subir, de modo que o fluxo de caixa tenha seu curso onerado? Ficará inviável a apuração da origem da irregularidade. Afinal, não existiam padrões para lançamento definidos.

Portanto, é imprescindível que você separe contas, faturas e despesas de sua empresa, priorizando suas origens e relevâncias.

Faça uma projeção dos próximos meses

Você deve também fazer a projeção do fluxo de caixa em longo prazo. Isto é: baseando-se em dados do momento atual, criar simulações de diferentes quadros, para que se preparem recursos e estruturas demandados.

Essa medida é muito válida no sentido de otimizar a previsão de demandas, particularmente em momentos atípicos ou sazonais. Em tais ocasiões, ocorrem aumentos e reduções de faturamento além da normalidade. E isso demanda que você seja mais criterioso em suas análises.

Não misture o pessoal com o empresarial

Um equívoco cometido por algumas empresas é não distinguir as finanças empresariais e as pessoais. Não ponha seu próprio salário, por exemplo, no fluxo de caixa destinado à cobertura de despesas altas e nem pague faturas corporativas usando sua conta pessoal.

Evite esse erro, caso contrário, será complicado chegar, de forma correta, aos valores de que você precisa. E sua empresa não enxergará se o financeiro está funcionando com fluidez. Descobrir se o caixa organizacional cobrirá os gastos para manter a empresa é fundamental para que seus negócios cresçam!

A grande meta do fluxo de caixa é fornecer dados importantes para que se crie uma estratégia eficiente e inovadora, além, é claro, de garantir a organização de informações financeiras e de organizá-las. Leve sempre em conta seus saldos, positivos e negativos, e analise como essas quantias se converterão em projetos novos e inovações.

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