Aprenda como organizar a agenda seguindo estes 5 passos

Você já perdeu por completo o controle da sua agenda? Deixou de comparecer a compromissos importantes ou até de fechar negócios por culpa do famoso “branco”? Empreendedoras e revendedoras não podem se dar ao luxo de arriscar a relação com os clientes por erros assim. Portanto, é fundamental que saibam como organizar a agenda.

A questão é que nem todo mundo tem uma memória tão confiável que possa dispensar a tradicional agenda. Mesmo aquelas revendedoras que parecem se lembrar de tudo, uma hora podem ficar na mão e perder dinheiro. Para não correr esse risco, acompanhe as dicas a seguir e faça seu dia caber nas 24 horas disponíveis.

1. Adquira uma agenda ou aplicativo

Você vai notar como organizar a agenda será mais fácil se tiver uma ferramenta para gerenciar o tempo e as atividades do dia. Há revendedoras que preferem as tradicionais agendas de papel com seus calendários e folhas pautadas. Já outras mergulham de cabeça na modernidade e usam aplicativos.

Cada um tem suas vantagens. O importante é que você se sinta confortável com o método utilizado e não desista no meio do caminho. A organização pessoal é como um músculo: quanto mais você usa, mais forte e eficaz ela fica; em desuso, atrofia e perde sua função.

2. Crie marcadores para prazos e tipos de trabalho

Nossos compromissos, tarefas e apontamentos têm naturezas distintas. Há aqueles que são mais urgentes, os que são apenas lembretes e outros que, embora importantes, não precisam de atenção hoje. Para facilitar a identificação de cada um, vale a pena usar cores distintas e símbolos de marcação. Por exemplo:

→ Encontrar cliente “X” às 14h;

• Marcar uma conversa com o gerente do banco para conseguir um empréstimo para capital de giro;

+ Fazer um novo pedido ao fornecedor.

No primeiro item, colocamos uma seta para indicar um encontro importante com hora marcada. No segundo, um marcador circular para uma tarefa que visa o médio a longo prazo. No terceiro, o símbolo “+” para apontar uma compra que deve ser realizada.

3. Sistematize todas as suas atividades na agenda

Uma armadilha comum é pensar “essa tarefa é insignificante, não preciso anotar para lembrar”. Se a sua agenda não é 100% confiável, então sempre pode haver algum compromisso ou tarefa que esteja
fora dela. Ou seja, perde toda a sua eficácia.

Primeiro, faça o seguinte: divida os itens em subitens para que cada atribuição seja mais facilmente executável. Assim:

• Preparar o estoque para as vendas de Natal:

1. pesquisar tendências de moda para verão e fim de ano;
2. entrar em contato com o fornecedor para programar as compras e conseguir melhores preços;
3. preparar as peças promocionais para as redes sociais.

Em seguida, verifique se todos os seus apontamentos estão na lista. Não deixe nada de fora! A ideia é que você confie totalmente na ferramenta e libere a mente para a atividade mais lucrativa que você exerce: vender.

4. Inicie listas com verbos de ação

Reparou que, nos exemplos acima, usamos apenas verbos que indicam uma ação específica e mensurável? Não adianta usar termos como “lembrar de telefonar para o cliente”: é necessário que a palavra reflita exatamente o que você deve fazer.

Com essa prática, você consegue tanto dar as tarefas por concluídas como verificar, de forma precisa, o seu próprio progresso.

5. Revise tarefas e compromissos diariamente

Todos os dias, veja o que você conseguiu concluir e o que ficou pendente para o próximo dia. Depois, liste as tarefas e compromissos para o dia seguinte. São apenas alguns minutos que você leva avaliando seu dia e criando objetivos para o próximo. Acredite: dessa maneira, você vai se sentir mais satisfeita e produtiva.

Uma revendedora desorganizada gasta mais energia tentando memorizar compromissos e corre o risco de decepcionar clientes, perder vendas e ficar com produtos encalhados por descuido. É mais produtivo saber como organizar a agenda, deixar as ferramentas de trabalho cumprirem seus papéis e focar em vender com eficiência.

Pronta para colocar as dicas em prática? Aproveite e conheça os melhores aplicativos de organização para a vida pessoal e para os negócios!